Politique de confidentialité

Eigenmann Associés est une Etude d’avocats qui n’a pas la personnalité juridique (ci-après : « l’Etude »).

L’Étude réunit à la Place Bel-Air 1, 1003 Lausanne, Suisse, des avocats qui peuvent exercer sous différentes formes juridiques, ainsi que des avocats-stagiaires, juristes, assistants et autres employés ou auxiliaires.

La référence à « nous » ou à « nos » sont des références à la structure ou la personne avec laquelle un contrat de mandat a été conclu, ainsi qu’aux différents avocats, avocats-stagiaires, juristes, assistants et autres employés ou auxiliaires de l’Etude.

Nous sommes soumis à la Loi fédérale sur la protection des données, à l’exclusion du Règlement général sur la protection des données (RGDP), dès lors que nous ne ciblons pas délibérément les résidents européens en relation avec la fourniture de nos services.

Nous sommes, pour toutes nos activités en qualité d’avocat soumis au respect du secret professionnel.

Nous traitons des données personnelles (c.-à-d. des données qui permettent d’identifier directement ou indirectement des personnes physiques). Ces données personnelles nous sont transmises par vous ou des tiers en raison du mandat qui nous lie. Nous collectons, par ailleurs, nous-mêmes certaines données personnelles.

Nous sommes responsables du traitement des données personnelles selon la présente déclaration.

Données traitées :

Certaines données personnelles nous sont fournies par vous-même (ou d’autres personnes concernées) lorsque vous (ou ces dernières) nous contactez par courrier électronique ou téléphone ou interagissez avec nous de toutes autres manières. Toutes les données que vous nous communiquez le sont de votre propre volonté et/ou en relation avec la bonne exécution du mandat que vous nous avez confié.

Nous collectons nous-mêmes certaines données personnelles, p. ex. à partir de registres publics ou de sites internet.

Les données personnelles que nous traitons à votre sujet comprennent :

Coordonnées (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de messagerie électronique, données de contact, date de naissance, informations sur les relations de travail, informations sur le revenu, informations sur la fortune, la situation familiale, l’état de santé, l’activité professionnelle, l’employeur et autres données de bases vous concernant lorsque nous ouvrons votre dossier).
Informations sur le rôle de la personne concernée au sein de l’entreprise, de l’organisation pour laquelle vous (ou les personnes de contact respectives) travaillez, ou encore au nom de laquelle vous (ou elles) nous contactez.
Coordonnées (prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de messagerie électronique, données de contact, dates de naissances, informations sur les relations de travail, information sur le revenu, informations sur la fortune, la situation familiale, l’état de santé, activité professionnelle, employeur et autres données de bases vous concernant lorsque nous ouvrons votre dossier).
Information financière, par exemple vos coordonnées bancaires lors de transactions en lien avec votre dossier.
Toutes autres informations vous concernant que vous nous avez communiquées.

Objectifs des données traitées

Le traitement de vos données a pour objectif de nous permettre en premier lieu de fournir nos prestations juridiques, de les documenter et de les facturer.

Il s’agit également de :

Communiquer avec vous.
Effectuer les contrôles nécessaires à la gestion des conflits d’intérêts et à la lutte contre le blanchiment d’argent.
Respecter nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, y compris l’établissement, l’exercice ou la défense de prétentions légales.

Nous traitons les données dans la mesure nécessaire à l’exécution du mandat, en particulier pour la fourniture de services juridiques, pour l’établissement, l’exercice ou la défense de prétentions ou de procédures judiciaires, pour se conformer à des obligations légales et réglementaires.

Les objectifs susmentionnés reposent sur un intérêt légitime au traitement des données personnelles. Certains traitements sont en outre nécessaires pour que nous puissions remplir nos obligations contractuelles à votre égard. Il en va de même pour les obligations légales auxquelles nous sommes soumis, p. ex. notre obligation de conserver les pièces.

Partage des données :

Dans le respect des obligations découlant du secret professionnel, nous pouvons être amenés à partager vos données avec des tierces personnes, notamment :

Des prestataires de services externes, tels que des fournisseurs de services informatiques, réviseurs, établissements bancaires.
Des fournisseurs de services externes sur délégation (pour traduction ou revue de documents).
Des autorités et des tribunaux, y compris des autorités fiscales.
Des parties adverses, des avocats et autres entités et personnes avec lesquelles nous communiquons dans le cadre de l’exécution de votre mandat.
Des partenaires commerciaux avec qui nous pouvons être amenés à coordonner des services juridiques.
Des mandants.

Nous pouvons également partager des données personnelles avec des cours arbitrales, des tribunaux, des autorités réglementaires, des agences gouvernementales et des organismes afin de nous conformer à nos exigences légales ou réglementaires.

Nous traitons les données personnelles liées à notre sphère de responsabilité dans l’UE/EEE. Nous pouvons également transmettre ces données à des destinataires (notamment les mandants, les parties adverses ou les autorités) qui traitent à leur tour les données personnelles dans d’autres pays, y compris si ces derniers ne garantissent pas un niveau de protection comparable au droit suisse. Sur ce dernier point, nous ne le ferons que sur la base d’un consentement ou de clauses contractuelles standards. Il en va de même si la transmission des données s’avère indispensable pour l’exécution d’un contrat ou pour faire valoir des prétentions juridiques.

Lieu de traitement des données et méthode de conservation des données

Nos serveurs sont hébergés en Suisse.

Un transfert de vos données à l’étranger, y compris dans des pays qui n’offrent pas le même niveau de protection que le droit suisse, ne se fait que si un tel transfert est nécessaire à la bonne exécution du mandat.

Nous attirons votre attention sur le fait que, pour exécuter le mandat, nous faisons appel à des prestataires de services informatiques externes ou des fournisseurs de cloud ayant leurs serveurs en Suisse. Nous utilisons alors certains services informatiques ou des moyens de communication qui peuvent être liés à des risques pour la sécurité des données (p. ex. le courrier électronique et les visioconférences). Si vous souhaitez que nous prenions des mesures de sécurité particulières, nous vous prions de nous en informer.

Temps de conservation des données :

Vos données sont conservées pendant toute la durée du mandat et pour la période nécessaire à l’accomplissement du mandat. Au terme de celui-ci, soit en principe à compter de la date d’envoi de la note d’honoraires finale, vos données sont conservées aussi longtemps que nous disposons d’un intérêt légitime, privé ou public, à conserver les données personnelles, par exemple pour faire valoir ou défendre des prétentions ou à des fins d’archivage et de sécurité informatique, mais dans tous les cas durant le délai légal de conservation ou de documentation.

Nous conservons également vos données personnelles tant qu’elles sont soumises à une obligation légale de conservation, soit en principe dix ans dès le terme du mandat, soit généralement à compter de la date d’envoi de la note d’honoraires finale.

Nous prenons des mesures adaptées et proportionnées pour protéger les données personnelles contre la perte, la modification non autorisée ou l’accès illicite de tiers. Si vous nous fournissez des données personnelles par l’intermédiaire d’un tiers (p. ex. vos collaborateurs ou d’autres personnes de contact), il vous appartient de les informer de manière exhaustive du traitement des données effectué par notre étude d’avocats et d’autres prestataires de services juridiques ou externes (p. ex. dans une déclaration de protection des données destinée à vos collaborateurs).

Réseaux sociaux :

Sur nos pages des réseaux sociaux (par exemple : LinkedIn et Facebook), vous trouverez des communications sur notre activité et différents événements. Les fournisseurs de réseaux sociaux collectent et analysent des données d’utilisation, telles que le nombre de visites et les données démographiques des visiteurs de nos pages.

Seul le fournisseur concerné peut vous identifier sur la base des données d’utilisation recueillies. Veuillez donc tenir compte des informations relatives à la protection des données de ce fournisseur.

Vos droits :

Les personnes concernées par les données ont notamment le droit d’obtenir des informations sur les données personnelles enregistrées à leur sujet, de connaître leur finalité, de les rectifier, de les supprimer, de limiter leur traitement, de s’opposer à celui-ci et de saisir une autorité de surveillance. Ces mêmes personnes disposent également d’un droit à la transmission ou la portabilité des données. Veuillez toutefois noter que ces droits sont soumis à des conditions et des exceptions.

Dans la mesure où la loi l’autorise ou l’exige, certaines demandes pourront être frappées d’une fin de non-recevoir. Ainsi, nous pouvons ou devons éventuellement conserver des données personnelles ou continuer à les traiter d’une autre manière pour des questions juridiques, en dépit d’une demande de suppression ou de limitation du traitement des données. La demande de suppression des données personnelles vous concernant peut-être impossible en fonction de nos obligations légales et rendre impossible la continuation de notre mandat.

En cas de litige, vous pouvez déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence ou auprès d’une autorité judiciaire.

Informations :

Pour la présente déclaration, aucun consentement formel n’est requis du client, de ses collaborateurs ou d’autres personnes de contact. Cette déclaration ne constitue qu’une information sur la nature, l’étendue et la finalité des données que nous traitons. Nous nous réservons le droit de modifier unilatéralement, en tout temps et sans préavis, le contenu de cette déclaration.

Il est donc recommandé de consulter régulièrement la déclaration de protection des données, consultable sur notre site web https://www.eigenmann-avocats.ch/politique-de-confidentialite/

Si vous, vos collaborateurs ou d’autres personnes de contact avez des questions ou souhaitez faire valoir vos ou les droits des personnes concernées par la protection des données, veuillez nous contacter à data@eigenmann-avocats.ch ou nous écrire à Eigenmann Associés, Géraldine Chapus-Rapin, Place Bel-Air 1, 1003 Lausanne, Suisse.

17 novembre 2023